A.
Pengertian efisiensi
Merupakan suatu ukuran
keberhasilan yang dinilai dari segi
besarnya sumber atau biaya untuk mencapai hasil kegiatan yang dijalankan,
efisiensi didefinisikan sebagai perbandingan antara keluaran (output) dengan
masukan (input), atau jumlah yang dihasilkan dari satu input yang dipergunakan.
Sedangkan inefisiensi itu
sendiri adalah kebalikan dari efisiensi yaitu pemborosan, pemubaziran, dan
ketidakefisienan.
Faktor-faktor
inefisiensi
Menurut
giuffrida dan gravelle (2001), ada tiga sumber inefisiensi diantaranya :
1.
Inefisiensi teknik (tehnical inefficieny) yaitu
inefisiensi yang terjadi jika hanya sedikit output yang dihasilkan dari
sejumlah input tertentu.tingkat output unit kegiatan ekonomi (UKE) berada jauh di atas garis isokuan.
2.
Inefisiensi alokasi (allocative inefficiency)
yaitu inefisiensi yang terjadi ketika input digunakan dalam proporsi yang
salah, sehingga harga dan produktivitas berada pada suatu garis batas. unit
kegiatan ekonomi tetap berada pada garis isokuan, tetapi pada titik yang salah.
3.
Inefisiensi skala (scale inefficiency) yaitu
inefisiensi yang terjadi ketika biaya total dapat dikurangi dengan merubah
julah unit kegiatan ekonomi, dan unit kegiatan ekonomi berada pada garis
isokuan yang salah.
B.
Inefisiensi Business process
Business process seperti kita ketahui bersama
merupakan denyut nadi suatu organisasi. Proses bisnislah yang selama ini
menggerakkan roda suatu organisasi, sehingga kinerja suatu organisasi akan
sangat bergantung pada efektivitas dan efisiensi proses bisnisnya.
Pada kesempatan ini akan dibahas
sekilas tentang sebuah prinsip dasar dari lean. Lean merupakan sebuah
metode yang diperkenalkan oleh Toyota, sebuah perusahaan otomotif terbesar
dunia. Lean yang nama aslinya adalah Lean Manufacturing atau Toyota
Production System memiliki tujuan utama mengeliminasi inefisiensi atau
pemborosan (atau dalam bahasa jepangnya adalah muda). Ada tujuh jenis
pemborosan atau inefisiensi yang berusaha dibidik. Setiap jenis pemborosan ini
sangat sering ditemukan pada proses bisnis setiap organisasi. Berikut ini
merupakan ketujuh jenis pemborosan (inefisiensi) tersebut:
Over-Produksi
Over-Produksi dapat diartikan
menghasilkan sesuatu secara berlebihan atau lebih cepat dari yang dibutuhkan
pada tahap berikutnya. Contoh bentuk inefisiensi ini antara lain pembuatan
kemasan yang lebih cepat dari isinya sehingga kemasan menumpuk di gudang
(manufaktur), mencetak laporan-laporan yang terlalu banyak yang sebenarnya
“tidak” dibutuhkan (perkantoran), dan penambahan fitur ekstra yang kurang
berguna bagi user (software development).
Pergerakan
Pergerakan yang dimaksud di sini
adalah pergerakan atau perpindahan karyawan di tempat kerja yang terlalu sering
dan cenderung berlebihan. Contohnya adalah perpindahan karyawan untuk menata
barang di gudang (manufaktur), berjalan ke/dari mesin fotokopi (perkantoran),
dan perpindahan karyawan untuk mencari informasi (software development).
Menunggu
Yang dimaksud menunggu di sini
adalah ketika seseorang atau sesuatu menunggu dengan diam dan tidak mengerjakan
aktivitas apapun. Menunggu merupakan salah satu bentuk pemborosan yang sangat
kentara dan banyak terjadi di organisasi apapun. Contoh pemborosan jenis ini
antara lain produksi berhenti karena mesin rusak (manufaktur), proses berhenti
karena menunggu persetujuan dari atasan (perkantoran), dan pembangunan software
belum bisa dimulai karena masih menunggu customer menyusun kebutuhan software-nya
(software requirement) terlebih dahulu (software development).
Transportasi
Transportasi yang dimaksud adalah
setiap perpindahan pekerjaan atau kertas form dari satu step ke step
berikutnya pada suatu proses. Contohnya adalah pemindahan material ke atau
keluar gudang (manufaktur), perpindahan dokumen dari satu tempat ke tempat lain,
atau dari satu kantor ke kantor lain (perkantoran), serta serah terima dan
instalasi hasil pengerjaan (software development).
Proses
Ekstra
Proses ekstra maksudnya adalah
melakukan sesuatu yang sebenarnya sudah tidak perlu dilakukan lagi. Contoh
pemborosan jenis ini antara lain proses produksi yang tidak efisien karena alat
yang sudah tidak memadai (manufaktur), entry data yang sebenarnya telah
tersedia sebelumnya atau tersedia di divisi lain (perkantoran), kode program
selalu dibuat dari awal untuk setiap project karena tidak memiliki source
code library ataupun framework (software development).
Inventaris (Inventory)
Pemborosan pada inventaris adalah
dikarenakan persediaan yang terlalu berlebihan, yang sering tejadi karena
produksi yang tidak sesuai dengan permintaan dari customer. Contohnya
dapat berupa menumpuknya bahan baku di gudang (manufaktur), persediaan
peralatan kantor yang terlalu banyak (perkantoran), dan banyaknya dokumen requirement
dalam bentuk kertas (software development).
Rusak atau
Cacat
Rusak atau cacat yang dimaksud
disini adalah segala bentuk kesalahan, error, atau koreksi akibat dari
pekerjaan atau aktivitas yang tidak dilakukan dengan baik sebelumnya. Rusak
atau cacat merupakan bentuk inefisiensi yang paling banyak ditemukan di semua
organisasi. Bentuk-bentuk dari pemborosan ini antara lain barang hasil produksi
yang cacat (manufaktur), input data yang salah ataupun adanya kesalahan
pencetakan dokumen (perkantoran), dan bug yang tidak ditemukan ketika
fase testing (software development).
Jeffery Liker, seorang profesor dari
Universitas Michigan menambahkan satu lagi pemborosan yang sering terjadi di
suatu organisasi, yaitu tidak dimanfaatkannya potensi dan kemampuan karyawan.
Sering kali kreativitas, ide, maupun skill karyawan tidak dapat
sepenuhnya dikeluarkan untuk kepentingan organisasi. Hal ini dapat disebabkan
kesalahan penempatan posisi karyawan atau karena tanggung jawab dan kewenangan
yang terlalu dibatasi dalam organisasi tersebut.
Setiap waktu organisasi selalu berusaha
untuk mencari cara bagaimana meningkatkan pendapatan dan menurunkan
biaya-biaya. Pemborosan atau inefisiensi yang terjadi pada proses bisnis
sehari-hari di organisasinya tentunya sangatlah kontra-produktif dengan
semangat tersebut. Karena itu setiap organisasi yang ingin maju haruslah mampu
mengidentifikasi pemborosan-pemborosan apa saja yang masih terdapat dalam
dirinya, untuk kemudian berusaha semaksimal mungkin untuk mengeliminasinya.
Selain dapat meningkatkan pendapatan dan menurunkan biaya, manfaat lain jika
pemborosan-pemborosan tersebut dapat dikurangi atau dihilangkan antara lain
mampu meningkatkan kualitas produk dan layanan yang dihasilkan, mengurangi
tingkat frustrasi pekerja, hingga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.
Kesimpulan
Terdapat beberapa macam bentuk
pemborosan atau inefisiensi pada proses bisnis yang lazim terjadi dalam suatu
organisasi. Pemborosan atau inefisiensi ini adalah segala hal yang tidak
mendatangkan nilai atau sia-sia belaka. Usaha mengurasi inefisiensi dalam
proses bisnis tersebut merupakan suatu cara yang efektif untuk meningkatkan
keuntungan dan memangkas biaya-biaya organisasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar