Pengertian outsourcing

Outsourcing terbagi atas dua suku kata: out dan sourcing. Sourcing berarti mengalihkan kerja, tanggung jawab dan keputusan kepada orang lain. Outsourcing dalam bahasa Indonesia berarti alih daya. Dalam dunia bisnis, outsourcing atau alih daya dapat diartikan sebagai penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan yang sifatnya non-core atau penunjang oleh suatu perusahaan kepada perusahaan lain melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa pekerja/buruh.

Mengapa kita harus mengalihkan pekerjaan yang sifatnya non-core? Karena perusahaan lain dapat mengerjakannya dengan lebih murah, lebih cepat, lebih baik dan yang lebih utama lagi adalah... karena kita punya pekerjaan lain yang sifatnya core yang lebih penting.

Sistem Kerja Outsourcing

Sistem perekrutan tenaga kerja outsourcing sebenarnya tidak jauh berbeda dengan sistem perekrutan karyawan pada umumnya. Perbedaannya, karyawan ini direkrut oleh perusahaan penyedia tenaga jasa, bukan oleh perusahaan yang membutuhkan jasanya secara langsung. Nanti, oleh perusahaan penyedia tenaga jasa, karyawan akan dikirimkan ke perusahaan lain (klien) yang membutuhkannya.

Dalam sistem kerja ini, perusahaan penyedia jasa outsource melakukan pembayaran terlebih dahulu kepada karyawan. Selanjutnya mereka menagih ke perusahaan pengguna jasa mereka.

Karyawan outsourcing biasanya bekerja berdasarkan kontrak, dengan perusahaan penyedia jasa outsourcing, bukan dengan perusahaan pengguna jasa.

Bagi anda yang berniat mencari pekerjaan via perusahaan outsourcing, sebelum menanda tangani perjanjian kerja, ada baiknya anda perhatikan sejumlah point berikut ini:

• Jangka waktu perjanjian.

Pastikan perjanjian sesuai dengan masa kerja yang ditawarkan. Perjanjian kerja antara karyawan outsourcing dengan perusahaan penyedia jasa biasanya mengikuti jangka waktu perjanjian kerjasama antara perusahaan penyedia jasa dengan perusahaan pemberi kerja. Hal ini dimaksudkan apabila perusahaan pemberi kerja hendak mengakhiri kerja samanya dengan perusahaan penyedia jasa, maka pada waktu yang bersamaan, berakhir pula kontrak kerja antara karyawan dengan perusahaan pemberi kerja.

• Jam kerja.

Peraturan tentang jam mulai bekerja dan berakhir, dan waktu istirahat .

• Gaji dan tunjangan.

Jumlah yang akan diterima serta waktu pembayaran sesuai dengan yang telah disepakati, tidak dipotong oleh perusahaan penyedia jasa outsourcing.

• Posisi dan Tugas.

Pastikan posisi dalam perusahaan dan apa saja tugas serta tanggung jawab anda selama bekerja di perusahan lain. • Lokasi kerja.

 Dasar Hukum Outsourcing

Dasar hukum outsourcing adalah Undang-Undang No.13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan:

Pasal 64 Perusahaan dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa Pekerja/Buruh yang dibuat secara tertulis.

Berdasarkan ketentuan pasal di atas, outsourcing dibagi menjadi dua jenis:

1. Pemborongan pekerjaan
   Yaitu pengalihan suatu pekerjaan kepada vendor outsourcing, dimana vendor bertanggung jawab sepenuhnya terhadap pekerjaan yang dialihkan beserta hal-hal yang bersifat teknis (pengaturan oerasional) maupun hal-hal yang bersifat non-teknis (administrasi kepegawaian). Pekerjaan yang dialihkan adalah pekerjaan yang bisa diukur volumenya, dan fee yang dikenakan oleh vendor adalah rupiah per satuan kerja (Rp/m2, Rp/kg, dsb.). Contoh: pemborongan pekerjaan cleaning service, jasa pembasmian hama, jasa katering, dsb.
2. Penyediaan jasa Pekerja/Buruh
   Yaitu pengalihan suatu posisi kepada vendor outsourcing, dimana vendor menempatkan karyawannya untuk mengisi posisi tersebut. Vendor hanya bertanggung jawab terhadap manajemen karyawan tersebut serta hal-hal yang bersifat non-teknis lainnya, sedangkan hal-hal teknis menjadi tanggung jawab perusahaan selaku pengguna dari karyawan vendor.

Untuk pembahasan selanjutnya, istilah outsourcing akan disesuaikan dengan jenis kedua, yaitu outsourcing dalam bentuk penyediaan jasa pekerja/buruh.

Posisi atau Pekerjaan yang Tidak Seharusnya Dialihkan

      Posisi penting seperti supervisor atau manajer sebaiknya tidak dialihkan kepada vendor outsourcing karena perusahaan membutuhkan komitmen penuh dari mereka untuk mengawasi pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.

Posisi supervisor keatas biasanya adalah karyawan yang sudah mengabdi lama di perusahaan, sehingga mereka mempunyai pengetahuan mendalam mengenai produk atau jasa yang dihasilkan perusahaan, mesin dan peralatan kerja, karakteristik bahan baku, serta bagaimana melakukan suatu pekerjaan dengan benar.
Posisi dengan tingkat pengetahuan seperti ini harus dipertahankan sebagai karyawan tetap perusahaan, karena nilainya yang tinggi dan sulit digantikan.

Keuntungan Melakukan Outsourcing

Beberapa keuntungan utama yang menjadi dasar keputusan untuk melakukan outsourcing adalah:

1. Fokus pada kompetensi utama
   Dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat fokus pada core-business mereka. Hal ini dapat dilakukan dengan memperbaharui strategi dan merestrukturisasi sumber daya (SDM dan keuangan) yang ada.
   Perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan memfokuskan sumber daya ini untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, dengan cara mengalihkan pekerjaan penunjang diluar core-business perusahaan kepada vendor outsourcing dan memfokuskan sumber daya yang ada sepenuhnya pada pekerjaan strategis yang berkaitan langsung dengan kepuasan pelanggan atau peningkatan pendapatan perusahaan.
2.  Penghematan dan pengendalian biaya operasional
   Salah satu alasan utama melakukan outsourcing adalah peluang untuk mengurangi dan mengontrol biaya operasional. Perusahaan yang mengelola SDM-nya sendiri akan memiliki struktur pembiayaan yang lebih besar daripada perusahaan yang menyerahkan pengelolaan SDM-nya kepada vendor outsourcing. Hal ini terjadi karena vendor outsourcing bermain dengan “economics of scale” (ekonomi skala besar) dalam mengelola SDM.
   Sama halnya dengan perusahaan manufaktur, semakin banyak produk yang dihasilkan, semakin kecil biaya per-produk yang dikeluarkan. Bagi vendor outsourcing, semakin banyak SDM yang dikelola, semakin kecil juga biaya per-orang yang dikeluarkan.
   Selain itu, karena masalah ketenagakerjaan adalah core-business, efisiensi dalam mengelola SDM menjadi perhatian utama vendor outsourcing.
3. Memanfaatkan kompetensi vendor outsourcing
   Karena core-business-nya dibidang jasa penyediaan dan pengelolaan SDM, vendor outsourcing memiliki sumber daya dan kemampuan yang lebih baik dibidang ini dibandingkan dengan perusahaan. Kemampuan ini didapat melalui pengalaman mereka dalam menyediakan dan mengelola SDM untuk berbagai perusahaan.
   Saat menjalin kerjasama dengan vendor outsourcing yang profesional, perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan memanfaatkan keahlian vendor outsourcing tersebut untuk menyediakan dan mengelola SDM yang dibutuhkan oleh perusahaan.
4. Perusahaan menjadi lebih ramping dan lebih gesit dalam merespon pasar
   Setiap perusahaan, baik besar maupun kecil, pasti memiliki keterbatasan sumber daya. Dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat mengalihkan sumber daya yang terbatas ini dari pekerjaan-pekerjaan yang bersifat non-core dan tidak berpengaruh langung terhadap pendapatan dan keuntungan perusahaan kepada pekerjaan-pekerjaan strategis
5. Mengurangi resiko
   Dengan melakukan outsourcing, perusahaan mampu mempekerjakan lebih sedikit karyawan, dan dipilih yang intinya saja. Hal ini menjadi salah satu upaya perusahaan untuk mengurangi resiko terhadap ketidakpastian bisnis di masa mendatang.
   Jika situasi bisnis sedang bagus dan dibutuhkan lebih banyak karyawan, maka kebutuhan ini tetap dapat dipenuhi melalui outsourcing. Sedangkan jika situasi bisnis sedang memburuk dan harus mengurangi jumlah karyawan, perusahaan tinggal mengurangi jumlah karyawan outsourcingnya saja, sehingga beban bulanan dan biaya pemutusan karyawan dapat dikurangi.
6. Meningkatkan efisiensi dan perbaikan pada pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya non-core
   Saat ini banyak sekali perusahaan yang memutuskan untuk mengalihkan setidaknya satu pekerjaan non-core mereka dengan berbagai alasan.
   Mereka umumnya menyadari bahwa merekrut dan mengkontrak karyawan, menghitung dan membayar gaji, lembur dan tunjangan-tunjangan, memberikan pelatihan, administrasi umum serta memastikan semua proses berjalan sesuai dengan peraturan perundangan adalah pekerjaan yang rumit, banyak membuang waktu, pikiran dan dana yang cukup besar.
   Mengalihkan pekerjaan-pekerjaan ini kepada vendor outsourcing yang lebih kompeten dengan memberikan sejumlah fee sebagai imbalan jasa terbukti lebih efisien dan lebih murah daripada mengerjakannya sendiri.

Penyebab Gagalnya Proyek Outsourcing

1. Kurangnya komitmen, dukungan dan keterlibatan pihak manajemen dalam pelaksanaan proyek outsourcing
   Tanpa keterlibatan dari pihak manajemen dalam mencapai tujuan jangka pendek maupun jangka panjang proyek outsourcing, proyek outsourcing akan berjalan tanpa arahan yang jelas dan bahkan menyimpang dari strategi dan tujuan awal perusahaan.
2. Kurangnya pengetahuan mengenai siklus outsourcing secara utuh dan benar
   Kurangnya pengetahuan akan outsourcing secara utuh dan benar dapat mengakibatkan proyek outsourcing gagal memenuhi sasaran dan bahkan merugikan perusahaan. Hal ini terjadi karena perusahaan gagal memilih vendor yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
3. Kurang baiknya cara mengkomunikasikan rencana outsourcing kepada seluruh karyawan
   Komunikasi harus dilakukan secara efektif dan terarah agar tidak muncul rumor dan resistensi dari karyawan yang dapat mengganggu kemulusan proyek outsourcing. Resistensi ini muncul karena:
       a. Kekhawatiran karyawan perusahaan akan adanya PHK.
       b. Adanya penentangan dari karyawan atau serikat pekerja.
       c. Kekhawatiran outsourcing dapat merusak budaya yang ada.
       d. Kekhawatiran akan hilangnya kendali terhadap pekerjaan-pekerjaan yang dialihkan.
       e. Kekhawatiran bahwa kinerja vendor dalam melakukan pekerjaan yang dialihkan ternyata tidak sebaik saat dikerjakan sendiri oleh perusahaan.
4. Terburu-buru dalam mengambil keputusan outsourcing.
   Proses pengambilan keputusan untuk outsourcing harus dilakukan dengan hati-hati, terencana dan mempunyai metodologi yang jelas dan teratur. Jika tidak, hal ini malah menjadikan outsourcing sebagai keputusan yang beresiko tinggi.
   Misalnya jika perusahaan tidak mengevaluasi penawaran dan kontrak secara hati-hati, akibatnya adalah timbul perselisihan antara perusahaan dengan vendor terkait pelaksanaan outsourcing.
5. Outsourcing dimulai tanpa visi yang jelas dan pondasi yang kuat.
   Tanpa visi yang jelas dan pondasi yang kuat, tujuan dari proyek outsourcing tidak akan tercapai karena:
       a. Harapan perusahaan terhadap vendor tidak jelas.
       b. Perusahaan tidak siap menghadapi perubahan proses.
       c. Perusahaan tidak membuat patokan kinerja sebelum pengalihan kerja ke vendor.
       d. Peran dan tanggungjawab antara klien dan vendor yang tidak jelas.
       e. Tidak adanya dukungan internal.
       f. Lemahnya komunikasi atau manajemen internal.
       g. Lemahnya manajemen proyek, keputusan diserahkan sepenuhnya kepada vendor.

http://www.jmt.co.id/outsourcing/index.php?option=com_content&view=article&id=44&Itemid=7

http://otto-x.blogspot.com/2012/04/pengertian-outsourcing.html